บทที่3 สำนักงานอัตโนมัติ

1. ความหมายของสำนักงานอัติโนมัติ

 

สำนักงานอัติโนมัติ หมายถึง วิธีการนำคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานมาเชื่อมโยงด้วยกัน

ระบบสื่อสารข้อมูลเพื่อให้ข้อมูลเพื่อให้ผู้ปฎิบัติงานในสำนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็วและสะดวก

สบายทั้งในด้านการผลิต และการเรียกค้นหาเอกสาร การประมวลผลข้อมูล การติดต่อสื่อสารผู้ปฎิบัติงานทั้งภายในและภายนอกสำนักงาน

2. ความสำคัญของสำนักงานอัติโนมัติ

สำนักงานอัตโนมัติส่วนใหญ่แล้วเป็นเรื่องของการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในสำนักงานซึ่งมีความสำคัญกับงานต่างๆ ดังต่อไปนี้

1. ความสำคัญต่อการวางแผนสำนักงาน

2. ความสำคัญต่อการจัดสายงาน

3. วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงานอัติโนมัติ

1. เป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการปฎิบัติงานต่างๆ

2. ช่วยลดเวลาการจัดสายงานในสำนักงานลง

3. ช่วยลดค่าใช้จ่ายการปฎิบัติงาน สำนักงานลง ในด้านแรงงาน เครื่องมือ สถานที่จัดเก็บเอกสาร

4.. เพิ่มความสะดวกในการสืบค้นหาข้อมูล และการบรูณาการข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ภายใต้เงื่อนไขที่เปลี่ยนแปลงได้ไม่คงที่

4. กลยุทธและวงจรในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ

1.จัดสายงานแผนความต้องการข่าวสารขององค์กรในทุกๆ ระดับชั้น

2.จัดทำตาราง/ความเกี่ยวข้องของข้อมูลและกิจกรรมงานต่างๆ

3.จัดเตรียมก่อนงานแผนแบบแม่บทให้สมบรูณืมากยิ่งขึ้น โดยการกำหนดระยะเวลาข่าวสารที่จะพัฒนาผู้รับผิดชอบ

4. พิจราณาปรับเปลี่ยนระบบงานเก่าเข้าสู่ระบบงานใหม่

5. ประเมินผลการปฎิบัติงานของระบบข่าวสารที่พัฒนาระบบสารสนเทศระยะสั้นๆพร้อมรายงานผลต่อผู้บริหารหน่วยงาน

 

บทที่ 2 สำนักงานสมัยใหม่

                               1.ลักษณะสำนักงานสมัยใหม่
1.ผู้บริหารและพนักงานที่เกียวข้องส่วนใหญ่ใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมโยงต่อกันเป็นระบบเครื่อข่ายขนาดเล็ก
2.มีการวางแผนระบบแฟ้มงานข้อมูลอัดนมัติเพื่อให้สามารถค้นหาข้อมูลผู้ใช้และเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
3.ผุ้บริหารสนับสนุนการใช้ระบบสำนักงานสมัยใหม่และลงมือใช้งานเอง
4.ซอฟแวร์ต่างๆใช้ง่ายและเป็นมาตราฐานเดียวกันทั้งองการ
5.อุปกรณ์ต่างๆ ใช้ง่ายและเป็นมาตราฐานเดียวกับองการ

                2.บทบาทและหน้าที่ของบุคลากรในสำนักงานบุคลากรในสำนักงานสมัยใหม่ จะแบ่งออกเป็นหลายกลุ่ม ดังนี้
2.1 ผู้บริหารระดับสูง เกิดความสนใจและสั่งให้ผู้เกี่ยวข้องดำเนินงานหรือจัดหา หรือพัฒนาระบบสำนักงานสมัยใหม่เกิดขึ้น

                   ในกรณีเช่นผู้บริหารระดับสูงอาจจะได้มีโอกาสเห็นการปฎิบัติการในสำนักงานสมัยใหม่ของหน่วยงายอื่นๆ

2.2 ผู้บริหารระดับกลางและผู้ปฎิบัติงานระดับต่างๆ อาจจะเป็นผู้เสนอให้มีการจัดทำสำนักงานสมัยใหม่ขึ้น

                 อาจเป็นเพระเห็นว่าหน่วยงานของตนสมควรปรับเลียนงานมาใช้เทคโนโลยีสำนักงานสมัยใหม่มากขึ้น

              ในกรณีเช่นผู้บริหารระดับสูงอาจจะได้มีโอกาสเห็นการปฎิบัติการในสำนักงานสมัยใหม่ของหน่วยงายอื่นๆ

ความหมายของการจัดการเทคโนโลยีสำนักงาน

ความหมายของการจัดการเทคโนโลยีสำนักงาน  

             สิน พันธุ์พินิจ ( 2549:1) กล่าวว่า " การจัดการเป็นการจัดคนทำงานตามที่เราต้องการ ในขณะที่ การจัดการเทคโนโลยี เป็นการจัดคนและเทคโนโลยีให้ทำงานด้วยกันตามที่เราต้องการ" การจัดการเทคโนโลยี จึงเกี่ยวข้องกับการประยุกต์ "Know-how" อย่างเป็นระบบทั้งด้านวิชาการ (Tecnnical) กับการจัดการ (Managerial) เพื่อผลิตสินค้าและการบริการให้สอดคล้องกับความต้องการของประชาชน
เกรนอร์ ( Gaynor , 1999, p.4) ให้ความหมายว่า การจัดการเทคโนโลยี (Prienciples of Technology Management) หมายถึง ความรู้ของการที่จะทำสิ่งต่างๆอย่างไร (How) ให้เป็นระบบ (System) ที่สังคมพึงพอใจในการนำมาใช้ เพื่อให้ตรงตามความต้องการทั้งในปัจจุบันและอนาคต ดังนั้นจึงสรุปได้ว่า การจัดการเทคโนโลยี คือ วิธีการ กระบวนการ ในการประยุกต์ใช้ความรู้ทางวิทยาศาสตร์อย่างเป็นระบบ เพื่อพัฒนาผลผลิตที่เป็นประโยชน์ต่อสังคมและมนุษย์ได้สำเร็จตามเป้าหมายอย่างมีประสิทธิผล ประหยัด และเป็นการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและยั่งยืน สำหรับการจัดการเทคโนโลยีสำนักงาน นั้นก็คือ การหาวิธีการใช้ต้นทุนต่ำที่สุดใน การดำเนินการเกี่ยวกับเทคโนโลยีสำนักงานเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยยังคงไว้ซึ่งประสิทธิภาพและ ประสิทธิผลสูงสุด ผู้บริหารสำนักงานอาจมีวิธีจัดการหรือบริหารเทคโนโลยีในสำนักงานได้ หลายรูปแบบ ตามแต่ละสถานการณ์ที่เกิดขึ้น และเพื่อแก้ไขอุปสรรคและข้อจำกัดบางประการ มีข้อแนะนำในการจัดการกับเทคโนโลยีในสำนักงาน ดังนี้ (สรัสวดี ราชกุลชัย, 2546 : 401)

             คำนึงถึงเป้าหมายหลักขององค์การและวิเคราะห์ผลในการนำเทคโนโลยีมาใช้
             ตรวจสอบเทคโนโลยีที่ใช้อยู่
             สร้างระบบสนับสนุนในการปฏิบัติงานกับเทคโนโลยี
             เน้นความเข้าใจที่ถูกต้องกับเทคโนโลยีให้พนักงานได้ทราบ  

การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีในสำนักงาน

การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีในสำนักงาน

              เมื่อพิจารณาถึงการใช้เทคโนโลยี อาจสรุปได้ว่า มีสำนักงาน 2 ประเภท ประเภทแรกเป็นสำนักงานที่ใช้เทคโนโลยีเป็นหลักในการปฏิบัติงาน เทคโนโลยีที่ใช้มีทั้งเทคโนโลยีสารสนเทศและเทคโนโลยีอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ประเภทที่สอง คือสำนักงานที่ไม่ได้ใช้เทคโนโลยีใด ๆ เป็นหลักแต่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารสนับสนุนการปฏิบัติงาน สำนักงานที่ใช้เทคโนโลยีเป็นหลักนั้น เทคโนโลยีมีความสำคัญต่อการปฏิบัติงานอย่างแน่นอนในทุก ๆ ด้าน เพราะถ้าหากไม่รู้จักใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์แล้วย่อยจะไม่สามารถบริหาร จัดการให้ประสบความสำเร็จได้ เทคโนโลยีจะถูกใช้เป็นทั้งกลยุทธ์ในการดำเนินงาน เป็นทั้งเครื่องมือสำหรับปฏิบัติงาน เป็นทั้งระบบที่สนับสนุนให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถให้บริการและยังช่วยในการ สร้างเสริมพันธมิตรทางธุรกิจให้มั่งคงมากยิ่งขึ้นด้วย สำหรับสำนักงานที่ยังไม่ได้ใช้เทคโนโลยีเป็นหลักนั้น เมื่อพิจารณาให้ถี่ถ้วนแล้วอาจพบว่าในการปฏิบัติงานยังคงต้องพึงพาเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารเป็นอย่างมาก การที่จะให้งานสำนักงานมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จในการดำเนินการ นักบริหารที่ทันสมัยจึงพยายามอย่างยิ่งที่จะนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการดำเนินธุรกิจ เทคโนโลยีที่นำเข้ามาใช้ในสำนักงานนั้นสามารถแบ่งได้เป็น 4 ระดับ (อาทิมา แป้นธัญญานนท์, 2545 : 26) คือ

              ระดับปฏิบัติงาน การนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในกิจกรรมบางอย่างที่ต้องทำซ้ำ ๆ กันโดยไม่ต้องมีการตัดสินใจ เช่น การตอบคำถามผู้มาใช้บริการ การผลิตเอกสารสำนักงาน การทำสำเนาเอกสาร หรือการเพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการสื่อสาร เป็นต้น

              ระดับสนับสนุนการทำงาน เป็นการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการรวบรวมข้อมูล ข่าวสารที่ใช้ในกิจการ การจัดการระบบจัดเก็บเอกสาร เพื่อให้เกิดความรวดเร็วในการค้นคืนเพื่อใช้งาน เป็นต้น

              ระดับบริหาร เป็นการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการควบคุม ตรวจสอบ การปฏิบัติงานต่าง ๆ ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจในการทำงาน เช่น การบริหารโครงการ การบริหารการจัดซื้อ เป็นต้น

             ระดับกลยุทธ์ คือ ระบบที่ช่วยให้ผู้บริหารสามารถกำหนดกลยุทธ์เพื่อต่อสู้กับคู่แข่ง ในระยะยาว โดยคำนึงถือสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงทั้งภายในและภายนอกของธุรกิจ เช่น แนวโน้มของผลิตภัณฑ์ในตลาด เป็นต้น

เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับสำนักงาน

     เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในสำนักงานนั้น ประกอบด้วยเทคโนโลยี 3 ประเภทดังนี้

                   1) เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้กับงานสำนักงานได้แก่
                           เทคโนโลยีด้านฮาร์ดแวร์ (Hardware) หมายถึง ตัวเครื่องและอุปกรณ์ประกอบของคอมพิวเตอร์ เช่น จอภาพ แป้นพิมพ์ เมาส์ เครื่องพิมพ์ เป็นต้น 

                           เทคโนโลยีด้านซอฟต์แวร์ (Software) หมายถึง ชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่นำมาใช้สำหรับควบคุมให้อุปกรณ์ต่าง ๆ ให้ทำงานสัมพันธ์กัน ในสำนักงานนิยมใช้ชุดคำสั่งในงานด้านประมวลผลคำ การคำนวณ การสร้างฐานข้อมูล และการนำเสนองาน เป็นต้น
                           เทคโนโลยีฐานข้อมูล (Database) ฐานข้อมูลเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการทำงานสำนักงานปัจจุบัน เนื่องด้วยต้องการให้การตัดสินใจ หรือการทำงานต่าง ๆ มีความรวดเร็วและลดข้อผิดพลาดจึงมีการพัฒนา

  2) เทคโนโลยีสำนักงาน เทคโนโลยีสำนักงาน หมายถึง อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่สามารถช่วยให้งานสำนักงานสะดวกขึ้น เช่น เครื่องบันทึกเงินสด เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องทำสำเนาระบบดิจิตอล เครื่องโทรสาร เครื่องฉายภาพ เป็นต้น ในปัจจุบันเทคโนโลยีสำนักงานเหล่านี้สามารถทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง ขนาดอุปกรณ์ต่าง ๆ มีขนาดเล็กลง ทำให้ธุรกิจสามารถจัดซื้ออุปกรณ์เหล่านี้ได้โดยง่าย

3) เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร ในปัจจุบันการสื่อสารมีหลายรูปแบบ เช่น โทรศัพท์ โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม เป็นต้น ในปัจจุบันเทคโนโลยีการสื่อสารที่ประหยัดและนิยมใช้กันมาก และพบว่า เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารมีความสำคัญเป็นอย่างมากต่อการทำงานในสำนักงาน เนื่องด้วยความสามารถในการสื่อสารรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ มีเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ความเร็วที่เพิ่มขึ้นจากระบบเทคโนโลยี และเทคโนโลยีมีขนาดและต้นทุนที่ลดลง เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารที่นิยมใช้ใน
สำนักงานได้แก่ ระบบอินทราเน็ต (Intranet) และ ระบบอินเทอร์เน็ต (Internet) เทคโนโลยีเหล่านี้ช่วยให้เกิดการประชุมทางไกล หรือการส่งผ่านข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น

ความหมายของเทคโนโลยีสำนักงาน

ความหมายของเทคโนโลยีสำนักงาน
              เทคโนโลยีสำนักงาน (Office Technology ) คือ เทคโนโลยีสองด้านหลัก ๆ ที่ประกอบด้วยเทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคมที่ผนวกเข้าด้วยกัน เพื่อใช้ในการบริหารงานสำนักงาน ช่วยให้เกิดความรวดเร็ว ความสะดวกสบาย ความคล่องตัว ตอบสนองผู้ใช้ได้ดี ความแม่นยำในการใช้ข้อมูลข่าวสาร และนำมาซึ่งการตัดสินใจที่ดีและถูกต้อง ประสิทธิภาพ และความประหยัด

บทที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดการเทคโนโลยีสำนักงาน

 ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามามีบทบาทต่อการดำเนินธุรกิจ การทำงานในสำนักงานและการบริหารงานสำนักงานจึงมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ค่อนข้างมาก เพื่อความได้เปรียบในการแข่งขัน ดังนั้น หากธุรกิจใดบริหารงานโดยไม่มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยอาจทำให้เสียโอกาสทางการแข่งขัน และความอยู่รอด การทำงานของคนในสำนักงานส่วนใหญ่ใช้เวลาร้อยละ 70-80 ในการทำงานที่ต้องใช้ความรู้และความสัมพันธ์กับข้อมูล ดังนั้นการนำเทคโนโลยีสารสนเทศจึงถูกนำมาประยุกต์ใช้ในการช่วยจัดการข้อมูลภายในสำนักงาน ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น แต่ขณะเดียวกันเทคโนโลยีสารสนเทศที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วก็มีผลให้ระบบงานได้รับผลกระทบเป็นระยะและต้องมีการติดตั้งสิ่งใหม่ ตลอดจนสร้างองค์ความรู้เพิ่มเติม เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ ตลอดจนต้องหาวิธีการบริหารจัดการให้ เหมาะสม