บทที่3 สำนักงานอัตโนมัติ

1. ความหมายของสำนักงานอัติโนมัติ

 

สำนักงานอัติโนมัติ หมายถึง วิธีการนำคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานมาเชื่อมโยงด้วยกัน

ระบบสื่อสารข้อมูลเพื่อให้ข้อมูลเพื่อให้ผู้ปฎิบัติงานในสำนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็วและสะดวก

สบายทั้งในด้านการผลิต และการเรียกค้นหาเอกสาร การประมวลผลข้อมูล การติดต่อสื่อสารผู้ปฎิบัติงานทั้งภายในและภายนอกสำนักงาน

2. ความสำคัญของสำนักงานอัติโนมัติ

สำนักงานอัตโนมัติส่วนใหญ่แล้วเป็นเรื่องของการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในสำนักงานซึ่งมีความสำคัญกับงานต่างๆ ดังต่อไปนี้

1. ความสำคัญต่อการวางแผนสำนักงาน

2. ความสำคัญต่อการจัดสายงาน

3. วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงานอัติโนมัติ

1. เป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการปฎิบัติงานต่างๆ

2. ช่วยลดเวลาการจัดสายงานในสำนักงานลง

3. ช่วยลดค่าใช้จ่ายการปฎิบัติงาน สำนักงานลง ในด้านแรงงาน เครื่องมือ สถานที่จัดเก็บเอกสาร

4.. เพิ่มความสะดวกในการสืบค้นหาข้อมูล และการบรูณาการข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ภายใต้เงื่อนไขที่เปลี่ยนแปลงได้ไม่คงที่

4. กลยุทธและวงจรในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ

1.จัดสายงานแผนความต้องการข่าวสารขององค์กรในทุกๆ ระดับชั้น

2.จัดทำตาราง/ความเกี่ยวข้องของข้อมูลและกิจกรรมงานต่างๆ

3.จัดเตรียมก่อนงานแผนแบบแม่บทให้สมบรูณืมากยิ่งขึ้น โดยการกำหนดระยะเวลาข่าวสารที่จะพัฒนาผู้รับผิดชอบ

4. พิจราณาปรับเปลี่ยนระบบงานเก่าเข้าสู่ระบบงานใหม่

5. ประเมินผลการปฎิบัติงานของระบบข่าวสารที่พัฒนาระบบสารสนเทศระยะสั้นๆพร้อมรายงานผลต่อผู้บริหารหน่วยงาน

 

บทที่ 2 สำนักงานสมัยใหม่

                               1.ลักษณะสำนักงานสมัยใหม่
1.ผู้บริหารและพนักงานที่เกียวข้องส่วนใหญ่ใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมโยงต่อกันเป็นระบบเครื่อข่ายขนาดเล็ก
2.มีการวางแผนระบบแฟ้มงานข้อมูลอัดนมัติเพื่อให้สามารถค้นหาข้อมูลผู้ใช้และเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
3.ผุ้บริหารสนับสนุนการใช้ระบบสำนักงานสมัยใหม่และลงมือใช้งานเอง
4.ซอฟแวร์ต่างๆใช้ง่ายและเป็นมาตราฐานเดียวกันทั้งองการ
5.อุปกรณ์ต่างๆ ใช้ง่ายและเป็นมาตราฐานเดียวกับองการ

                2.บทบาทและหน้าที่ของบุคลากรในสำนักงานบุคลากรในสำนักงานสมัยใหม่ จะแบ่งออกเป็นหลายกลุ่ม ดังนี้
2.1 ผู้บริหารระดับสูง เกิดความสนใจและสั่งให้ผู้เกี่ยวข้องดำเนินงานหรือจัดหา หรือพัฒนาระบบสำนักงานสมัยใหม่เกิดขึ้น

                   ในกรณีเช่นผู้บริหารระดับสูงอาจจะได้มีโอกาสเห็นการปฎิบัติการในสำนักงานสมัยใหม่ของหน่วยงายอื่นๆ

2.2 ผู้บริหารระดับกลางและผู้ปฎิบัติงานระดับต่างๆ อาจจะเป็นผู้เสนอให้มีการจัดทำสำนักงานสมัยใหม่ขึ้น

                 อาจเป็นเพระเห็นว่าหน่วยงานของตนสมควรปรับเลียนงานมาใช้เทคโนโลยีสำนักงานสมัยใหม่มากขึ้น

              ในกรณีเช่นผู้บริหารระดับสูงอาจจะได้มีโอกาสเห็นการปฎิบัติการในสำนักงานสมัยใหม่ของหน่วยงายอื่นๆ