บทที่3 สำนักงานอัตโนมัติ

1. ความหมายของสำนักงานอัติโนมัติ

 

สำนักงานอัติโนมัติ หมายถึง วิธีการนำคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานมาเชื่อมโยงด้วยกัน

ระบบสื่อสารข้อมูลเพื่อให้ข้อมูลเพื่อให้ผู้ปฎิบัติงานในสำนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็วและสะดวก

สบายทั้งในด้านการผลิต และการเรียกค้นหาเอกสาร การประมวลผลข้อมูล การติดต่อสื่อสารผู้ปฎิบัติงานทั้งภายในและภายนอกสำนักงาน

2. ความสำคัญของสำนักงานอัติโนมัติ

สำนักงานอัตโนมัติส่วนใหญ่แล้วเป็นเรื่องของการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในสำนักงานซึ่งมีความสำคัญกับงานต่างๆ ดังต่อไปนี้

1. ความสำคัญต่อการวางแผนสำนักงาน

2. ความสำคัญต่อการจัดสายงาน

3. วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงานอัติโนมัติ

1. เป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการปฎิบัติงานต่างๆ

2. ช่วยลดเวลาการจัดสายงานในสำนักงานลง

3. ช่วยลดค่าใช้จ่ายการปฎิบัติงาน สำนักงานลง ในด้านแรงงาน เครื่องมือ สถานที่จัดเก็บเอกสาร

4.. เพิ่มความสะดวกในการสืบค้นหาข้อมูล และการบรูณาการข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ภายใต้เงื่อนไขที่เปลี่ยนแปลงได้ไม่คงที่

4. กลยุทธและวงจรในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ

1.จัดสายงานแผนความต้องการข่าวสารขององค์กรในทุกๆ ระดับชั้น

2.จัดทำตาราง/ความเกี่ยวข้องของข้อมูลและกิจกรรมงานต่างๆ

3.จัดเตรียมก่อนงานแผนแบบแม่บทให้สมบรูณืมากยิ่งขึ้น โดยการกำหนดระยะเวลาข่าวสารที่จะพัฒนาผู้รับผิดชอบ

4. พิจราณาปรับเปลี่ยนระบบงานเก่าเข้าสู่ระบบงานใหม่

5. ประเมินผลการปฎิบัติงานของระบบข่าวสารที่พัฒนาระบบสารสนเทศระยะสั้นๆพร้อมรายงานผลต่อผู้บริหารหน่วยงาน